Die Theorie hinter Office GO! - Grundlagen der Datenbank-Erstellung

Zum grundlegenden Verständnis von Office GO! unternehmen wir einen kleinen Exkurs in die Theorie der Datenbankerstellung.

Für das Verständnis einer Datenbank sind vier grundsätzlichen Begriffe besonders wichtig:

Die Datenobjekte (Fachbegriff Geschäftsobjekt)

Die Datenfelder in den Datenobjekten (Fachbegriff Eigenschaften)

Die Datensätze in den Datenobjekten (Fachbegriff Instanzen)

Die Beziehungen der Datenobjekte untereinander (Fachbegriff Relationen)

Diese Begrifflichkeiten sollen im Folgenden näher erklärt werden.

Wir haben eigene Begrifflichkeiten gewählt, weil diese unserer Meinung nach für nicht Fachleute besser zu verstehen sind. Die Fachbegriffe sind nur für die Fachleute der Vollständigkeit halber noch einmal erwähnt.

Zum besseren Verständnis haben wir das Beispiel einer kleinen Akquisedatenbank gewählt. In dieser Datenbank sollen Firmen, deren Ansprechpartner, Gesprächsnotizen, Schriftverkehr sowie Dokumente und Medien verwaltet werden.

Die Datenobjekte (Geschäftsobjekte)

Die Datenobjekte sind die führenden Bestandteile einer Datenbank. Es sind die Hauptgruppen der Daten, die verwaltet werden sollen. In unserem Beispiel also die Firmen, Personen, Notizen, Schrifverkehr und Dokumente. Jede dieser Gruppen ist ein Datenobjekt.

Die Datenfelder in einem Datenobjekt(Eigenschaften)

In jedem Datenobjekt sind Datenfelder enthalten. Dies sind bei den Firmen z. B. der Firmenname, die Straße, PLZ und Ort, die Telefon- und Faxnummern etc.. Die Datenfelder können von unterschiedlicher Art sein, z. B. ein Textfeld, ein Checkbox, ein Dropdownmenü u.v.m.

Datenobjekt, Datenfelder und die  Objektbeziehungen werden bei der Erstellung der Datenbank angelegt.

Die Datensätze eines Datenobjektes (Instanzen)

Wenn ein Datenobjekt aufgerufen wird und dann die Datenfelder (mit z.B. Namen, Adresse u.s.w. eines Kunden) ausgefüllt und gespeichert  werden, ergibt dies einen Datensatz. Wird das Datenobjekt erneut aufgerufen und mit den Daten des nächsten Kunden ausgefüllt, ergibt dies den nächsten Datensatz. So ergeben sich beliebig viele Datensätze innerhalb des Datenobjektes (Kunde 1, Kunde 2, Kunde 3 u.s.w.).

Die Datensätze werden bei der Benutzung der Datenbank angelegt.

Die Beziehungen der Datenobjekte untereinander

Die einzelnen Datenobjekte können Beziehungen (Relationen) untereinander haben. Diese Beziehungen sorgen dafür, dass einzelne Datensätze des einen Objektes mit Datensätzen eines anderen Objektes verknüpft werden können und dann in einer Beziehung (Relation) miteinander stehen. Aus dieser Beziehung ergibt sich auch der Begriff „Relationale Datenbank“-

Konkret bedeutet dies für unser Beispiel, dass der Datensatz einer Firma mit den Datensätzen von Personen verknüpft werden kann, die in dieser Firma arbeiten. Der Vorteil der Datenbank ist dabei, dass ich den Datensatz der Firma nur ein einziges Mal anlegen muss, und ihn mit beliebig vielen Personen verknüpfen kann. Genauso verhält es sich mit Gesprächsnotizen oder Schriftverkehr, die zu einer Person erstellt wurden.

In einer relationalen Datenbank können also alle Datenobjekte bzw. deren Instanzen dort, wo es Sinn macht, miteinander verknüpft werden. Ziel ist es, alle relevanten Informationen und deren Beziehungen zueinander möglichst transparent darstellen und auswerten zu können. Gleichzeitig wird verhindert, dass Daten doppelt gepflegt werden müssen.

Was bedeutet das für Office GO!

Um die Besonderheiten von Office GO! zu verstehen, muss man im Groben den Aufbau einer Datenbank verstanden haben. Bei normalen Datenbanken erfolgt die Erstellung von Datenobjekten, Datenfeldern und den Beziehungen über mehr oder weniger aufwändige Programmierarbeiten mit entsprechend langen Erstellungszeiten. Ergeben sich Änderungen, muss wieder programmiert werden. Dies macht die Erstellung komplexer und individueller Datenbanklösungen teuer und damit zumeist unattraktiv – obwohl eine Datenbank eigentlich die richtige Lösung wäre.

Hier kommt nun Office GO! ins Spiel. Durch den modernen und innovativen Ansatz kann eine Office GO! Datenbank erstellt werden, ohne das auch nur eine Programmzeile programmiert werden muss. Dies wird dadurch erreicht, dass alle wichtigen Datenbank-Feldtypen schon vordefiniert zur Verfügung stehen und, ebenso wie die Datenobjekte und deren Beziehungen, über eine Editor-Oberfläche konfiguriert werden können. Mit diesem Konzept lassen sich sensationell schnelle Projekt-Realisierungszeiten erreichen und damit auch umfangreiche Anwendungen zu günstigen Preisen realisieren.